Freelo, aneb náš důležitý pomocník

A jak se nám Freelo osvědčilo?

Každý z týmu ví, co a kdy má splnit. Již se nám nemůže stát, že bychom projekt nestihli dokončit včas. Od doby, co používáme Freelo u nás nedošlo ke komunikačnímu šumu – co je psáno, to je dáno. Pro komunikaci mezi kolegy se stalo nepostradatelnou aplikací pro řešení úkolů. Vznikne-li neočekávaný problém, není nic jednoduššího, než založit tiket a přiřadit jej vhodnému kolegovi.

Pomohl nám webinář

Bez zhlédnutí webináře bychom spoustu funkcí buď neobjevili nebo by nás nenapadlo je používat. Tady je jeho záznam. Video se dá zkouknout i zrychleně nebo přeskákat některé sekce.

• V první fází jsme se týden seznamovali s platformou Freelo a zkoušeli vytvářet projekty a úkoly. Plnili jsme a dokončovali úkoly. Byli jsme si vědomi, že se jedná o skvělý nástroj, který nám umožní efektivní správu času a usnadní komunikaci nad projekty. Ovšem to, jak ho využijeme, je pouze v našich rukou.
• V druhé fázi jsme začali řešit, jak z něj vytěžit maximum. Pro nás ve správný čas vyšel webinář Začínáme s Freelem, kde nás kapitán Karel Dytrych posunul na správnou cestu, jak na aplikaci nahlížet a jak nejlépe ji využít.

Stanovili jsme si pravidla

Aby všechno klapalo, tak jsme si stanovili v týmu jasná pravidla pro práci s Freelem.

Mezi naše hlavní pravidla patří:

1. Každý úkol má vždy řešitele - nestane se tak, že se nějakému úkolu nikdo nevěnuje.
   
2. U každého úkolu dostává upozornění správce projektů a to-do listů – má přehled nad ukončenými a právě probíhajícími úkoly.
   
3. Opakované úkoly – víme jakému klientovi a úkolu se máme v který den věnovat. Určité úkoly je třeba řešit denně, některé stačí týdně či měsíčně.
   
4. Využití „citací“ v komentáři úkolu – přidáváme ke konci komentáře k úkolu, za účelem detailnějšího popisu, co bude příště urgentního provést. Např. Zkontrolovat, zdali se zlepšila míra prokliku, zdali byly inzeráty schváleny, či zdali klient dobil kredit.
   
5. Jednorázové úkoly se musí včas dokončit, pravidelné či dlouhodobé úkoly plníme a posouváme dle potřeby na další období.
   
6. Názvy úkolů musí být jasné a srozumitelné - již z nadpisu musí být jasné, o co v úkolu jde. V případě že se jedná o opakovaný úkol, přidáváme před název „předponu“ [OPAK], urgentní [URGENT] apod.
   
7. Komentáře u úkolů musí být detailní, aby i zaměstnanec, který dříve k úkolu nebyl přiřazen pochopil, co vše v kampaních klientů dělalo.

Na vrcholu pyramidy je „správce projektů a to-do listů“, který přiřazuje pracovníky k projektům a kontroluje jejich úkoly.

Projekty máme rozdělené podle klientů. Co klient to projekt. Dále máme celofiremní projekt ve kterém komunikujeme změny, novinky, analýzy, poptávky a další věci.

Samotná organizace práce a její workflow probíhá tak, že každý člen týmu si hlídá své úkoly a termíny. Což jde velmi snadno protože úvodní stránka aplikace vypisuje každému uživateli jeho úkoly napříč projekty seřazené podle termínů a priorit. Těžko se pak na něco zapomíná. Zodpovědnost je pak na každém členovi týmu.

Naše firma MC marketing se zabývá správou marketingových kampaní a každý pracovník má volnou ruku ve vytváření úkolů a projekty řeší jen manažer a dále rozděluje.